Verschijnt het verschuldigde bedrag ondanks uw telefoontjes, betalingsherinneringen en aanmaningen maar niet op uw rekening? Dan is het hoog tijd om verdere stappen te ondernemen en een officiële ingebrekestelling te versturen naar uw klant.
Met een vriendelijke betalingsherinnering herinnert u uw klant eraan dat er nog enkele facturen onbetaald zijn. Met een officiële ingebrekestelling gaat u uw klant in gebreke stellen ofwel formeel melding maken dat die zijn of haar verplichtingen niet is nagekomen en ook de consequenties ervan officieel meedelen. Doorgaans wordt eerst een vriendelijke eerste aanmaning verstuurd en zal pas daarna een officiële ingebrekestelling volgen.
De formele ingebrekestelling is meestal de allerlaatste communicatie vooraleer het dossier voor de rechtbank wordt gebracht voor gerechtelijke invordering. Het is de allerlaatste kans voor de klant om uw factuur en eventuele nalatigheidsinteresten alsnog te betalen en verdere gerechts- en incassokosten te vermijden.
Uw klant in gebreke stellen doet u best aangetekend. Zo kan de datum en de goede ontvangst van de brief nooit betwist worden. De klant kan bijvoorbeeld niet meer voor de rechter beweren dat hij/zij niet op de hoogte was van de openstaande schuld waardoor u vermijdt dat de zaak alsnog uitgesteld of geseponeerd wordt. Om de brief het nodige rechtsgeldige karakter mee te geven, kan u ook best enkele belangrijke gegevens en geijkte vermeldingen in de brief voorzien:
Heeft u alle incasso toegepast? En staat het geld nog steeds niet op uw rekening? Soms lukt het echt niet. Schakel dan een incassospecialist in.