Wat u best vermeldt op een officiële ingebrekestelling

Verschijnt het verschuldigde bedrag ondanks uw telefoontjes, betalingsherinneringen en aanmaningen maar niet op uw rekening? Dan is het hoog tijd om verdere stappen te ondernemen en een officiële ingebrekestelling te versturen naar uw klant.

Wat is een ingebrekestelling juist en waarom u die best aangetekend verstuurt

Met een vriendelijke betalingsherinnering herinnert u uw klant eraan dat er nog enkele facturen onbetaald zijn. Met een officiële ingebrekestelling gaat u uw klant in gebreke stellen ofwel formeel melding maken dat die zijn of haar verplichtingen niet is nagekomen en ook de consequenties ervan officieel meedelen. Doorgaans wordt eerst een vriendelijke eerste aanmaning verstuurd en zal pas daarna een officiële ingebrekestelling volgen.

De formele ingebrekestelling is meestal de allerlaatste communicatie vooraleer het dossier voor de rechtbank wordt gebracht voor gerechtelijke invordering. Het is de allerlaatste kans voor de klant om uw factuur en eventuele nalatigheidsinteresten alsnog te betalen en verdere gerechts- en incassokosten te vermijden.

Uw klant in gebreke stellen doet u best aangetekend. Zo kan de datum en de goede ontvangst van de brief nooit betwist worden. De klant kan bijvoorbeeld niet meer voor de rechter beweren dat hij/zij niet op de hoogte was van de openstaande schuld waardoor u vermijdt dat de zaak alsnog uitgesteld of geseponeerd wordt. Om de brief het nodige rechtsgeldige karakter mee te geven, kan u ook best enkele belangrijke gegevens en geijkte vermeldingen in de brief voorzien:

Wat u best in uw ingebrekestelling vermeldt:

• vermelding van het begrip “ingebrekestelling”
• de datum van verzending
• volledige en correcte adresgegevens van de geadresseerde (best de maatschappelijke zetel!)
• overzicht van de openstaande bedragen met bijhorende detailinformatie (factuurdata, vervaldata en data van eerdere communicaties zoals betalingsherinneringen)
• eventuele schadevergoedingen en nalatigheidsintresten in geval van niet betaling met verwijzing naar uw Algemene Voorwaarden
• overzicht van de bijlagen (bv. kopieën van bestelbonnen en openstaande facturen, emailverkeer, de Algemene Voorwaarden, …)
• termijn binnen dewelke u uiterlijk een betaling verwacht alvorens verdere stappen te ondernemen
• welke procedures zullen volgen bij het verstrijken van deze termijn
• de geijkte formule “onder voorbehoud van alle rechten en zonder enige nadelige erkentenis”
• adresgegevens en handtekening van de afzender

Nog een paar weetjes

• Om een gemaakte handelsovereenkomst te ontbinden, heeft u meestal zo’n officiële ingebrekestelling nodig. Niet alleen bij niet-betaling van facturen, maar bijvoorbeeld ook al wanneer uw klant een afgesproken voorschot niet tijdig overmaakt, kan u zo alsnog aan uw verdere verkopersverplichtingen ontsnappen.
• Houd altijd een afbetalingsplan achter de hand. Beter een klant die in schijven betaalt, dan een klant die helemaal niet betaalt!