Een klant die uw factuur betwist is nooit een fijne zaak. Echter is het vaak makkelijk op te lossen door een goede samenwerking. Toch zijn er soms klanten die niet mee willen werken.
Allereerst zijn er enkele voorwaarden om een factuur te betwisten:
- De betwisting moet schriftelijk gebeuren, bijvoorbeeld per aangetekend schrijven of per e-mail. Mondeling is niet voldoende.
- De betwisting moet binnen een redelijke termijn gebeuren. Die termijn is niet vastgelegd, maar in praktijk wordt een termijn van ongeveer 2 weken na ontvangst van de factuur als billijk beschouwd voor tijdig protest (iets langer voor complexe facturen).
- Hij mag nog niet betaald hebben, want betaling wordt gezien als aanvaarding. Het gedeelte waar hij wél mee akkoord is mag hij wel reeds betalen.
Het is aangeraden om in uw Algemene Voorwaarden te vermelden hoe en wanneer klanten facturen kunnen protesteren.
Maar…wat als uw klant toch nog steeds uw factuur betwist? Dan zijn er twee mogelijkheden:
1. De klant betwist de factuur en heeft daar een duidelijke reden voor.
Als de klant een duidelijke reden voor betwisting opgeeft, is dit vaak relatief goed nieuws.
Enkele voorbeelden:
- De goederen waren beschadigd of onvolledig bij aankomst
Dan kan u de fout makkelijk rechtzetten door een nieuwe factuur op te stellen, nieuwe goederen op te sturen…Hierna zou de klant de factuur gewoon kunnen betalen.
2. De klant betwist de factuur en heeft daar geen duidelijke reden voor.
Als de klant laat of zonder duidelijke reden protesteert, wordt het hele proces iets ingewikkelder. Vaak zijn de goederen dan al deels gebruikt en wordt het steeds moeilijker om de juiste reden vast te stellen. Dan kan u best wijzen naar uw vooraf opgestelde Verkoopsvoorwaarden en naar de overschrijding van de redelijke termijn.
Goed Incassobureau inschakelen
Bespaar uzelf tijd en stress door direct te investeren in een goed incassobureau dat aan de hand van duidelijke stappen het innen van een betaling tot stand zal brengen. Incassobureau Trivion is één van de beste incassobureaus in België dat aan de hand van een klantenlogin haar klanten de mogelijkheid geeft hun dossiers op elk moment van de dag te raadplegen en mee op te volgen.
