Wanneer en hoe betalingsherinneringen sturen naar uw klanten?

Niet al uw klanten betalen even stipt uw facturen?

Het is helaas zelden zo dat alle klanten de gemaakte afspraken stipt respecteren en uw facturen netjes binnen de afgesproken termijn betalen. De stand van uw bankrekening regelmatig opvolgen en af en toe uw klanten betalingsherinneringen sturen, is de enige manier om uw cash-flow gezond te houden. Kort op de bal spelen dus om te vermijden dat bepaalde facturen uiteindelijk helemaal niet betaald zouden worden. Hoe u de opvolging van onbetaalde facturen best concreet aanpakt? Dat leest u hier…

Meteen een aanmaningsbrief sturen of…?

In het merendeel van de gevallen is laattijdige betaling te wijten aan vergetelheid. Uw klant krijg net als u heel wat post en e-mails te verwerken en is misschien gewoonweg uw factuur vergeten. Een eenvoudig telefoontje om uw klant aan de openstaande betaling te herinneren kan in zo’n geval al wonderen doen.

Heeft uw klant de factuur helemaal niet ontvangen (door een foutje bij de post bijvoorbeeld) dan wordt dit tijdens het telefoongesprek meteen duidelijk. U kan onmiddellijk een kopie van de onbetaalde factuur overmaken en doorgaans volgt de betaling niet veel later.

Heeft u geen tijd of zin om al uw klanten persoonlijk op te bellen, dan kan u ook schriftelijke betalingsherinneringen sturen per mail of per post.

Zowel een telefonische betalingsherinnering als een schriftelijke aanmaning plant u best meteen na het verstrijken van de afgesproken betalingstermijn in om verdere betalingsachterstand te vermijden.

Enkele tips als u schriftelijke betalingsherinneringen gaat versturen

• Een eerste aanmaning hoeft niet meteen in dreigende taal opgesteld te zijn en in dit stadium is ook een officiële ingebrekestelling niet aan te raden. Om toekomstige commerciële belangen niet in het gedrang te brengen, kiest u best voor vriendelijk taalgebruik en een beleefde, doch kordate communicatie.
• Meldt uw klant dat er nog enkele facturen onbetaald blijken, maar vergeet er niet bij te vermelden om welke facturen, vervaldata en bedragen het precies gaat. Anders belandt uw betalingsherinnering waarschijnlijk zonder verder opvolging in de prullenbak wegens te veel opzoekwerk. Een kopie van de onbetaalde facturen bijvoegen, is ook een goed idee.
• Vermeldt ook in uw betalingsherinnering tot wanneer u de ontvangen betalingen heeft nagekeken. Zo vermijdt u frustraties als de klant de factuur in kwestie wel al betaald heeft, maar dat nadat u uw aanmaningsbrieven verstuurd heeft.
• Excuseer u vooraf voor het versturen van de betalingsherinnering indien de klant de factuur wél al betaald zou hebben. Ook uw administratie kan een foutje maken, nietwaar? Vraag echter dat de klant in dit geval even bevestigd op welke datum de overschrijving werd uitgevoerd, want zo bespaart u zichzelf heel wat opzoekwerk.
• Laat duidelijk blijken dat u verdere stappen zal ondernemen indien geen gehoor wordt gegeven aan uw aanmaning tot betaling binnen een bepaalde termijn. Zo laat u duidelijk merken dat u uw debiteurenbeheer serieus neemt en dat nog later of helemaal niet betalen geen optie zal zijn.

Het vervolg

Blijft uw klant hardnekkig niet betalen ondanks uw aanmaningsinspanningen? Dan kan u na de vriendelijke betalingsherinnering best ook een officiële ingebrekestelling versturen. In dit schrijven vraagt u niet meer alleen aan de klant om de betalingen na te kijken en de openstaande bedragen te willen storten. In deze fase gaat u de klant uitdrukkelijk en formeel bevestigen welke verdere stappen genomen zullen worden als de betaling verder uitblijft. In de ingebrekestelling worden doorgaans ook nalatigheidsinteresten en administratiekosten bij de openstaande bedragen geteld.