Algemene Voorwaarden opstellen, hoe begint u eraan?

Even de tekst van uw concullega kopiëren of zelf Algemene Voorwaarden opstellen?

Even de Algemene Voorwaarden van een concurrent of collega ondernemer in uw sector kopiëren, is bijzonder verleidelijk. Het is nu eenmaal een snelle manier om over Algemene Voorwaarden te beschikken en daarom ook gangbare praktijk. Toch is kopiëren niet zonder risico…

Wanneer u de kleine lettertjes van een collega ondernemer kopieert of van het Internet een model of template downloadt, vergeet u best niet om ze grondig na te kijken en aan te passen waar nodig. U stelt deze Algemene Verkoopsvoorwaarden namelijk voornamelijk op om u in te dekken wanneer een verkoop misgaat of als uw klant niet betaalt en net dan wordt het erg belangrijk dat elk artikel op maat van uw onderneming en uw voorkeuren is geschreven.

Zelf Algemene Voorwaarden opstellen en deze laten nalezen door een jurist of meteen een advocaat inschakelen om gepersonaliseerde Algemene Voorwaarden voor u op te stellen, is zonder twijfel de meest verstandige optie. Zo bepaalt ú welke procedures gevolgd zullen worden bij een eventuele betwisting en welke schadevergoedingen en interesten u kan opeisen in geval van niet-betaling. Vooraf weten dat u volledig ingedekt bent bij uw zakelijke transacties is ongetwijfeld ook een hele geruststelling…

Wat moet u zoal in uw Algemene Voorwaarden vermelden

In grote lijnen bevatten uw Algemene Voorwaarden best volgende bepalingen:

• Toepassingsgebied

  Op welke partijen en welke overeenkomsten en handelsbetrekkingen zijn de Algemene Voorwaarden van toepassing?

• Eenzijdige wijziging

  Deze clausule voorziet het recht dat u uw Voorwaarden eenzijdig en op eender welk tijdstip kan wijzigen. Deze bepaling is vooral interessant bij langdurige samenwerkingen.

• Uitsluiting van de eigen Algemene Voorwaarden van uw klant

  Deze bepaling stelt dat enkel úw Algemene Voorwaarden van toepassing zijn op de overeenkomst en niet die van uw klant. Zo vermijdt u dat er een procedureslag volgt over de bepalingen uit verschillende Algemene Voorwaarden voor eenzelfde transactie.

• Prijsoffertes en bestellingen

  Hoe lang zijn uw offertes geldig en hoe en wanneer kan uw klant een bestelling annuleren?

• Prijsbepaling

  Welk btw-tarief is van toepassing, wie betaalt eventuele belastingen en hoe worden eventuele meerwerken die buiten de offerte vallen, aangerekend (bijvoorbeeld in regie aan uurtarief)? Zijn er ook indexatie of tussentijdse prijsaanpassingen van toepassing?

• Levering & overmacht

  Welke zijn uw leveringsvoorwaarden en –termijnen en wie draagt de risico’s voor eventuele beschadigingen tijdens het transport? U voorziet ook best een definitie van overmacht, of de situaties die u mogelijks verhinderen om tijdig te leveren. U vergeet hier best ook niet bij te vermelden dat in geval van overmacht of laattijdige levering de klant geen aanspraak kan maken op schadevergoedingen.

• Eigendomsvoorbehoud

  Dat de goederen uw juridische eigendom blijven tot ze volledig betaald zijn, spreekt u vast ook wel aan. Zo kan u de goederen alsnog terugvorderen wanneer u ze reeds geleverd zou hebben bij uw klant en deze uw factuur niet betaalt.

• Klachten, Bevoegheids- en rechtskeuzebedingen

  Binnen welke termijn en op welke wijze moet uw klant eventuele klachten formuleren? Welke rechtbanken zijn in dat geval bevoegd? Kwestie dat u zich voor de gerechtelijke procedure niet naar het buitenland moet begeven en u ten opzichte van een andere wetgeving of in een andere taal dient te verdedigen.

• Contractuele wanprestatie

  Op grond van welke redenen kan u of uw klant de overeenkomst beëindigen en hoe verloopt de stopzetting van de overeenkomst op administratief vlak?

• Betalingstermijnen & -modaliteiten

  Hoe en wanneer dient uw klant te betalen en zijn er voorschotbetalingen voorzien?

• Schadevergoedingen en nalatigheidsintresten (moratoire intresten)

  Hier vermeldt u best dat van rechtswege en zonder ingebrekestelling (zonder dat u vooraf uw klant daarvan dient te verwittigen dus) een verhoging van het factuurbedrag zal plaatsvinden met een verwijlinterest van x % per maand vanaf de vervaldag en een schadebeding van x % met een minimum van x euro.

• Geheimhoudingsbeding & Intellectuele rechten

  Soms is het wenselijk om te vermelden dat uw klant bepaalde vertrouwelijke informatie niet mag delen met derden en/of uw goederen/teksten/afbeeldingen niet mag kopiëren, herverdelen of doorverkopen. Vaak wordt in deze bepaling ook gestipuleerd dat de klant geen samenwerkingen mag aangaan met uw personeel, klanten of leveranciers (niet-afwervingsbeding).

Als ze duidelijk geschreven zijn, worden uw voorwaarden waarschijnlijk grondiger gelezen

Algemene Voorwaarden bevatten heel wat juridisch jargon en specifieke bewoordingen die een juridische impact hebben. Toch hoeven de kleine lettertjes niet onleesbaar en complex te zijn. Het is zeker aan te raden deze in verstaanbare en duidelijke taal neer te schrijven. U wil toch dat uw klant uw Algemene Voorwaarden aandachtig doorleest en ten volle begrijpt welke afspraken u precies maakt?

Niet vergeten

U bent verplicht om uw klant te informeren dat er Algemene Voorwaarden van toepassing zijn op uw overeenkomst. Dit doet u onder meer door op uw verkoopdocumenten zoals offertes, bestelbonnen en facturen naar die verkoopsvoorwaarden te verwijzen.

Die verwijzing moet echter tegenstelbaar of tegenwerpelijk worden gemaakt. Concreet betekent dit dat de klant de mogelijkheid moet krijgen om er kennis van te nemen. Het volstaat niet om de voorwaarden gewoon mee te sturen met uw factuur of om ze op de achterzijde af te drukken. In dat laatste geval moet u op de voorzijde van uw factuur vermelden dat de voorwaarden zich op de achterzijde van het document bevinden.

Idealiter laat u uw klant zelfs een verklaring ondertekenen waarbij hij/zij verklaart de Algemene Voorwaarden ontvangen te hebben. Bij online verkopen wordt net om die reden vaak gevraagd dat e klant eerst een selectievakje aanvinkt waarmee hij/zij verklaart kennis te hebben genomen van de Algemene Voorwaarden alvorens de verkoop wordt afgerond.

U heeft een correcte factuur en Algemene Voorwaarden opgesteld, maar uw klant betaalt niet?

Het papierwerk is in orde, maar uw klant betaalt niet? Dan kan u een professioneel incassobureau, zoals Trivion uit Vosselaar, inschakelen om de openstaande bedragen voor u te vorderen. Met uw verkoopdocumenten en Algemene Voorwaarden gaan wij aan de slag om de bedragen en interesten te innen waar u recht op heeft.

Kortom, gepersonaliseerde Algemene Voorwaarden opstellen, kan u heel wat tijd, kosten en ergernis besparen en het is zeker ook een verstandige investering voor een gezonde financiële toekomst voor uw bedrijf.

014 / 82.14.48