Natuurlijk wil u als ondernemer wel zaken doen met overheid en non-profit organisaties. Een overheidsopdracht binnen halen, levert nu eenmaal onbetaalbare publiciteit op. Toch zijn heel wat ondernemers bijzonder voorzichtig, want overheden en social profit instanties hebben nu eenmaal niet de beste reputatie als het op betalen aankomt…
Gelukkig zijn er positieve tendensen op te merken waardoor zaken doen met overheid of non-profit organisaties weer aantrekkelijker wordt.
Sinds 2002 werden de betaaltermijnen voor overheidsinstanties wettelijk aan banden gelegd. Zonder contractuele afspraken die de termijn verlengen tot maximum 60 dagen, bedraagt de wettelijke betaaltermijn voor facturen aan de overheid nu 30 dagen.
Deze bepaling werd ingevoerd omdat het aantal onbetaalde facturen door de overheid een van de voornaamste oorzaken bleek van faillissementen. Een stijgend aantal faillissementen is uiteraarderg nadelig voor de economie en daarom besliste de regering om zelf een steentje bij te dragen. Zelf striktere betaaltermijnen toepassen bleek een ideale manier om het ondernemersklimaat te bevorderen.
Net zoals bij reguliere klanten is ook op transacties met de overheid de Wet betalingsachterstand bij handelstransacties van toepassing. Die wet bepaalt onder meer dat u nalatigheidsinterest mag aanrekenen als de afgesproken betalingstermijn overschreden wordt.
Aan u natuurlijk om ervoor te zorgen dat uw Algemene Voorwaarden correct opgesteld zijn en dat de toepasbare nalatigheidsinteresten en incassokosten hier duidelijk in vermeld staan zodat u ze effectief kan toepassen als het nodig blijkt.
Bovenstaande betaaltermijnen gelden vooral voor kleine opdrachten en factuurbedragen. De overheid moet volgens de wet op de overheidsopdrachten namelijk vooraf de totale kostprijs van de uit te voeren werken of leveringen ramen. De grootorde van deze kostenraming zal bepalen of de aanbestedende overheid een klassieke offerteaanvraag mag uitsturen of een openbare aanbesteding moet uitschrijven.
De klassieke offerteaanvraag kan u best vergelijken met elke andere offerte aanvraag van niet-gouvernementele klanten. Wil u zaken doen met de overheid in kwestie, dan dient u een prijsofferte in en stelt u zelf bepaalde betalingsvoorwaarden voor. Nadien kan de overheid met u en andere leveranciers onderhalen over de voorgestelde prijzen en voorwaarden.
Bij openbare aanbestedingen zijn er veel striktere regels van toepassing. De overheid dient onder meer een volledig bestek of lastenboek op te stellen waarin ze zelf bepaalde administratieve bepalingen zoals ook aangepaste betalingstermijnen, waarborgen, boeteclausules en dergelijke meer zal opnemen. Door een offerte in te dienen, verklaart u zich hiermee akkoord en doet u afstand van uw eigen Algemene Verkoopsvoorwaarden. Dergelijke openbare aanbestedingen zijn vaak grotere opdrachten met hogere factuurbedragen. Langere betaaltermijnen zijn hierbij zeker niet uitzonderlijk.
De administratieve procedure om een overheidsinstantie aan te sporen om uw factuur te betalen, is erg gelijkaardig aan die van andere zakelijke klanten. Alleen is het bij incasso bij overheden wel belangrijk dat u op de hoogte bent van wat een overheid mag en moet om een wettelijk correcte invordering te garanderen en ervoor te zorgen dat u geen gek figuur slaat.
Bij Trivion volgen we de wetgeving op overheidsopdrachten op de voet waardoor we u perfect kunnen vertegenwoordigen indien de overheidsdienst in kwestie uw facturen te laat betaalt.
We hebben intussen trouwens een bijzondere expertise opgebouwd inzake incasso bij en voor de overheid. Wij manen overheden aan voor ondernemers en werken omgekeerd ook regelmatig voor overheidsinstanties en andere social profit organisaties die openstaande facturen hebben bij particuliere of zakelijke klanten. Zo doen bijvoorbeeld heel wat zorginstellingen beroep op onze diensten om onbetaalde bewonersfacturen of ziekenhuisfacturen op te volgen en ook voor diverse scholen gaan wij openstaande schoolfacturen innen.
De social profit sector wordt ook wel eens de “zachte sector” genoemd en er wordt wel eens verkeerdelijk aangenomen dat ook non-profit incasso daarom zachtaardig hoort te verlopen. Uiteraard is een beleefde, vriendelijke en oplossingsgerichte aanpak hier extra belangrijk, maar dat wil niet zeggen dat er niet kordaat opgetreden kan worden. Ook in de social profit sector is een correcte betaling van facturen immers ontzettend belangrijk!
Bij Trivion hebben we de nodige ervaring om een evenwichtige balans te vinden tussen klantvriendelijke, maar kordate en doeltreffende communicatie. We volgen hierbij de principes van maatschappelijk verantwoord incasseren, maar hebben ook voldoende afstand tot de schuldenaar om de onbetaalde facturen snel en correct te innen.
Meer weten over onze ervaring met incasso voor en bij overheden en social profit instanties? Neem gerust even contact met ons op om onze service, tarieven en doelgerichte aanpak te bespreken en te ontdekken wat we voor uw facturen of organisatie kunnen betekenen.
Heeft u alle incasso toegepast? En staat het geld nog steeds niet op uw rekening? Soms lukt het echt niet. Schakel dan een incassospecialist in.
Nieuwsbrief