Iedere ondernemer moet vroeg of laat openstaande facturen incasseren. Hoe ga je daarmee om en hoe wordt uw factuur zo spoedig mogelijk betaald?
Een klant aanspreken over een openstaande factuur terwijl u zelf uw job niet gedaan heeft... Dan staat u meteen met het schaamrood op de wangen. Voer daarom eerst een extra controle uit. Is de factuur aan de klant bezorgd? Zo ja, was deze correct geadresseerd? Controleer ook steeds of de vervaldatum correct en duidelijk aangegeven werd.
Een openstaande factuur is geen catastrofe en dient daarom gecontroleerd te worden. Daarom raden wij aan om te controleren of u zelf de juiste stappen doorlopen heeft.
Openstaande facturen zijn doorgaans simpelweg een vergissing. Maak uzelf in eerste instantie niet druk en zorg voor een vriendelijke herinnering. Waarschijnlijk heeft uw klant de betaling over het hoofd gezien. Het kan ook zijn dat uw digitale factuur in zijn/haar ongewenste mail is terecht gekomen of er is sprake van ziekte... Wie weet. Er zijn tal van redenen mogelijk.
De telefoon opnemen of een e-mail ter controle versturen is wel het minste dat u kan doen. Meestal is dit voldoende om een betaling te innen. Blijf steeds vriendelijk en gebruik geen al te scherpe taal. U wil de aangename werkrelatie voorlopig behouden.
Heeft de klant na uw herinnering niet betaald? Dan mag u iets kordater te werk gaan. Contacteer de klant nogmaals om hem te herinneren aan de openstaande factuur. Heeft u hen een contract laten tekenen vooraleer er diensten geleverd werden? Dan mag u hen daar gerust aan herinneren. Blijf steeds beleefd en zorg voor een professionele houding.
Het aantal aanmaningen dat u verstuurt en het verdere verloop bepaalt u zelf. Vaak is dit afhankelijk van de sector en financiële staat van uw bedrijf. Sommige van onze klanten volgen maximaal 60 dagen na vervaldatum een factuur op vooraleer ze ons inschakelen, maar het is wel aangeraden om tijdig in te grijpen.
In de correspondentie vermeld u aan de klant wat de laatste datum is waarop u betaling verwacht. Vermeld ook de stappen die u zal ondernemen als deze datum overschreden is. Bewaar ALLE correspondentie. Dit komt altijd handig van pas.
Uiteindelijk zal er een punt bereikt worden waarop het niet langer de moeite waard is om uw eigen tijd en energie te steken in deze openstaande posten. Tijd is Geld. Het is dan aangeraden om te incasseren via een incassobureau. Zij gaan dan verder met het incasseren van deze openstaande factuur zodat u zich weer kan bezig houden met ondernemen.
Neem vandaag contact op en ontdek hoe Incassobureau Trivion uw bedrijf kan helpen. Bel ons op het nummer +32 (0)14 82 14 48 of contacteer ons online. Wij werken met een No Cure No Pay principe, waarbij we pas kosten in rekening brengen wanneer openstaande facturen betaald werden.
Heeft u alle incasso toegepast? En staat het geld nog steeds niet op uw rekening? Soms lukt het echt niet. Schakel dan een incassospecialist in.
Nieuwsbrief