Klant betwist factuur, en nu?

Geen nieuws, goed nieuws!

De wet stelt dat elke niet-betwiste factuur als een geaccepteerde factuur beschouwd mag worden en dus betaald moet worden door de klant. Tenminste als u een onderneming factureert, want bij facturen aan particulieren gelden andere principes. Handelaren moeten de factuur in kwestie wel binnen een redelijke termijn protesteren als ze van plan zijn om die niet te betalen.

Wat die redelijke termijn precies inhoudt, is niet gespecificeerd, maar in de praktijk wordt een termijn van ongeveer 2 weken na ontvangst van de factuur als billijk beschouwd voor tijdig protest (iets langer voor complexe facturen).

De betwisting kan ook op verschillende manieren gebeuren, bijvoorbeeld per aangetekend schrijven of per e-mail. Het is hoe dan ook geen slechte zaak om in uw Algemene Voorwaarden te vermelden hoe en wanneer klanten facturen kunnen protesteren.

Tot daar de formaliteiten, maar wat nu als uw klant uw factuur betwist?

Scenario 1: klant betwist factuur onmiddellijk met een duidelijke reden.

Stel dat de klant uw factuur betwist en hiervoor een van volgende redenen opgeeft:

• De factuur is niet correct opgesteld of vermeldt foutieve facturatiegegevens
• De prestaties stemmen niet overeen met wat er werd afgesproken
• De goederen zijn beschadigd toegekomen
• …

In deze gevallen is de betwisting relatief goed nieuws. U kan de fout namelijk vrij eenvoudig rechtzetten (nieuwe factuur opstellen, nieuwe goederen toezenden, een kopie van de gemaakte afspraken toesturen…). Meestal volstaan deze acties of elk ander commercieel voorstel om de klant alsnog de factuur te doen betalen.

Scenario 2: klant betwist factuur zonder specifieke reden.

Protesteert de klant uw factuur vrij laat of zonder duidelijke reden dan wordt alles wat complexer. De goederen of diensten zijn vaak al deels of geheel verbruikt en daardoor wordt het moeilijker om eventuele problemen of schade te detecteren. U kan in dit geval best verwijzen naar de termijn van protest die u in uw Verkoopsvoorwaarden heeft gestipuleerd en hopen dat de klant dit argument van laattijdig protest accepteert. Zoniet, kan u de laattijdige betwisting alsnog voor de rechtbank beslechten, maar dat is waarschijnlijk een scenario dat u koste wat kost wil vermijden.

Sowieso kan u best even doorvragen naar de oorzaak van de ergernis en daarvoor toch een commercieel voorstel formuleren. Ook als u volledig in uw recht bent.

Hoe de kans op factuurprotest verkleinen?

• Zorg voor een duidelijke verwijzing naar de factuurvoorwaarden en Algemene Voorwaarden op uw facturen. Als u de Algemene voorwaarden op de achterzijde van uw briefpapier afdrukt, kan u best op de voorzijde van uw factuur een vermelding maken dat ze op de achterzijde te vinden zijn.
• Bij web shops wordt vaak expliciet gevraagd om de voorwaarden te accepteren via een opt-in alvorens een bestelling afgerond kan worden. Voor offline transacties kan u vragen dat de klant eenmalig of bij elke transactie de voorwaarden ondertekent.
• Om te vermijden dat een factuur betwist wordt, is offertes, bestelbonnen en leverbonnen laten tekenen ook een verstandige zaak.
• Reageer onmiddellijk als uw klant een factuur betwist. Vaak kan het probleem snel verholpen worden. Het dossier laten liggen en uw klant enige tijd negeren of alsnog beginnen aanmanen, kan een averechts effect opleveren.

Als uw klant bij zijn standpunt blijft

Verloopt het contact met uw klant moeizaam, dan is een extern bemiddelaar, zoals incasso specialist Trivion, aanstellen zeker het overwegen waard. Deze kan objectief met uw klant onderhandelen en de kans is groot dat uw klant eerlijker en vollediger zal toelichten waarom de factuur in kwestie betwist wordt. Meer informatie om mee te werken dus.

In sommige gevallen kan er afgesproken worden dat het niet-betwiste deel van de factuur al betaald wordt en het saldo van zodra er een oplossing of compromis werd gevonden. Zo heeft u toch al enige blijk van goede wil en is het financieel risico al enigszins beperkt.

Blijkt de klant onvermurwbaar dan zullen we alle invorderingsstappen doorlopen en zodoende een volledig en juridisch correct dossier samenstellen. Als de minnelijke invordering geen succes blijkt, kan u zodoende alsnog een gerechtelijke procedure opstarten.

Kies voor minder stress

De meeste factuurbetwistingen zijn eenvoudig te verhelpen. Wordt de zaak complex of heeft u zoveel openstaande facturen dat u door het bos de bomen niet meer ziet? Neem dan contact op met Trivion, want wij kunnen het volledige debiteurenbeheer voor u opvolgen wat u ongetwijfeld veel kostbare tijd, kosten en ergernissen bespaart.