014 / 82.14.48 •

Hoe een correcte internationale factuur maken?

01 August 2015

Maak uw internationale dromen waar.

Hoe groot of hoe klein uw onderneming ook is, buitenlandse interesse voor uw product of dienst heeft toch iets spannend en verwachtingsvol. Het betekent dat u goed bezig bent en dat uw product of dienst gewaardeerd wordt over de grenzen heen. Het zijn ongetwijfeld deugddoende vaststellingen die u doen uitkijken naar meer.

Maar eerst moet u natuurlijk uw eerste internationale factuur maken en daarbij mag u een aantal zaken niet uit het oog verliezen.

Enkele praktische tips voor internationaal factureren

  • Vergeet zeker de financiële gezondheid van uw buitenlandse klant niet op voorhand te laten nakijken. Zo bent u gerust dat uw eerste internationale factuur ook betaald kan worden. Bekijk best wat financiële data en handelsinformatie, informeer u over de sector waarin uw klant actief is en wat de gangbare betalingsmodaliteiten in het andere land zijn.
  • Een internationale factuur maken, betekent dat uw factuur aan andere btw-regels moet voldoen dan een binnenlandse factuur. Informeer u goed of u wel of niet btw moet aanrekenen op de internationale factuur, welk percentage van toepassing is en aan welk artikel uit het btw-wetboek u moet refereren. Levert u goederen of diensten aan klanten binnen de Europese Unie dan bekijkt u best de intracommunautaire richtlijnen en buiten de EU volgt u de export facturatieregels. Voor leveringen op schepen, ambassades en dergelijke meer gelden specifieke regels en btw-vrijstellingen. Ook die zoekt u best even op. Doet u zaken met Amerika, dan komt u er vlot van af. Daar kennen ze namelijk geen btw!
  • Zorg voor een nauwkeurige vertaling van uw documenten én van de algemene voorwaarden. U wil het niet riskeren dat u zich naar een buitenlandse rechtbank moet begeven als er een gerechtelijke procedure volgt!
  • Speel kort op de bal wat de betaling van openstaande facturen betreft. Laat aanmaningen niet aanslepen, ook al betreft het uw 1e belangrijke internationale klant. Bovendien draagt de klant niet altijd alle verantwoor¬delijkheid bij laattijdige of onbetaalde facturen. Misschien is een kleine administratieve rechtzetting al voldoende om uw zuurverdiende centjes te ontvangen.
  • Gaat u een internationale factuur maken voor een groot bedrag, dan is het zeker ook aan te raden om een kredietverzekering af te sluiten. Informeer u wel over de garanties en de voorwaarden.
  • Controleer vooraf of er ook een pro-forma factuur, douanedocument of aangepaste leveringsnota nodig is voor uw zending en in welke bewoordingen die moet worden opgesteld.

Veel van bovenvermelde informatie kan u in detail terugvinden in de online Market Access Database (MADB) van de Europese Commissie.

Een laatste gouden tip

Overweeg ook het toepassen van e-facturatie, e-commerce en e-payment, want hier ligt de toekomst van internationaal ondernemen! Met elektronische facturen spaart u onnodige verzendingskosten en personeelskosten uit en de betaling komt doorgaans via een beveiligd circuit binnen op uw rekening. Meer informatie over internationaal betalingsverkeer vindt u op de SEPA (Single Euro Payments Area) website.

Zo bouwt u een aantal zekerheden in.

Het loont de moeite om te investeren in een efficiënt kredietmanagement als u internationaal onderneemt. Op deze manier beperkt u het risico op betalingsachterstand, want het is nu eenmaal moeilijker om buitenlandse klanten aan te sporen tot betaling.

Moeilijker, maar niet onmogelijk…

Zeker als u beroep doet op een ervaren partij zoals Trivion. Wij kennen namelijk ook de lokale, buitenlandse gebruiken en wetgeving en kunnen daardoor ook bemiddelen in internationale betalingsprocessen.

Heeft u vragen omtrent een onbetaalde internationale factuur?

Heeft u alle incasso toegepast? En staat het geld nog steeds niet op uw rekening? Soms lukt het echt niet. Schakel dan een incassospecialist in.

014 / 82.14.48

Hoe langer u wacht, hoe groter het risico. Speel dus kort op de bal.

Gratis offerte!

Ontvang onze gratis e-book.

Nieuwsbrief