014 / 82.14.48 •

Hoe een factuur protesteren?

15 November 2016

Het belang van tijdig facturen protesteren

Belangrijk om weten is dat de wetgeving stelt dat elke factuur die niet binnen een redelijke termijn geprotesteerd wordt, geacht wordt aanvaard te zijn door de ontvanger. Heeft u met andere woorden niet tijdig de factuur geprotesteerd, dan wordt u verondersteld akkoord te zijn en bent u ook verplicht om deze te betalen. Wil u zo’n ontvangen factuur protesteren, dan leest u best eerst even deze aandachtspunten door voor u begint te pennen.

Aandachtspunten bij het betwisten van een factuur

Snel zijn is de boodschap

Zoals eerder vermeld, spreekt de wetgever van een “redelijke termijn”. Dat begrip is erg vatbaar voor interpretatie. Hoeveel tijd u precies heeft om een factuur te betwisten, is dus niet duidelijk omschreven. Als de zaak ooit voor de rechtbank geraakt, is het de rechter die zal bepalen of de genomen periode als redelijk beschouwd kan worden. Daarbij wordt onder andere rekening gehouden met het factuurbedrag en de complexiteit van de factuur. Voor een eenvoudige en duidelijke factuur zal de redelijke periode veel korter zijn dan bij een complexe factuur van meerdere pagina’s over verschillende leveringen die lange tijd geleden zijn gebeurd.

Conclusie: een factuur protesteren doet u altijd best zo snel mogelijk. Laat de ontvangen facturen zeker niet onnodig lang rondslingeren, maar kijk ze meteen na bij ontvangst en betwist ze onmiddellijk als u niet akkoord gaat!

Verzamel bewijskracht

Rechters kunnen enkel rekening houden met concrete bewijslast. Een factuur protesteren via telefoon kan uw leverancier misschien wel tot de gewenste actie doen overgaan, maar als die dat niet doet, staat u nergens. U kan beter schriftelijk de factuur protesteren via een aangetekende brief zodat u een bewijs heeft van de datum van het protest en van de verzending.

Vooral niet betalen! Of slechts een stukje…

Een factuur die u wil protesteren, kan u best niet betalen. Betaling geldt immers als aanvaarding. Wel kan u eventueel het niet-betwiste gedeelte betalen en in uw schriftelijke betwisting een credit nota vragen voor het saldo. Zo toont u wél goede wil en dat zal een rechter zeker in rekening nemen. De kans is ook groot dat uw leverancier deze geste zal waarderen en alsnog de credit nota voor het overige deel zal opmaken zonder naar de rechtbank te trekken. Dat is bovendien enkel interessant voor grote factuurbedragen en dat is door uw deelbetaling nu al minder het geval.

Wat met de goederen?

Gaat de factuur over foutief geleverde goederen, dan kan u deze best niet doorverkopen of gebruiken. Ook dat kan immers beschouwd worden als aanvaarding. Beter laat u de goederen apart staan, zodat uw leverancier ze kan recupereren en omruilen voor de correcte.

Opgelet: Ook het inboeken van de factuur (en vooral btw-recuperatie) kan als aanvaarding worden beschouwd. U wacht dus beter met de boeking van de factuur tot u ook de credit nota of de correcte goederen heeft ontvangen.

Een aanmaning protesteren

Helemaal geen factuur, maar wel een aanmaning ontvangen? Dan kan u ook best die aanmaning protesteren. In dat geval riskeert u tenminste geen nalatigheidsinteresten voor de factuur die u nooit ontvangen heeft en toch had moeten betalen. Tenzij de leverancier een bewijs van verzending kan voorleggen wel te verstaan. Hetzelfde geldt als u een incorrect opgestelde factuur, een factuur op een andere bedrijfsnaam, etc… heeft ontvangen. Een aanmaning of factuur protesteren kost relatief weinig moeite, maar niet protesteren kan ernstige gevolgen hebben.

Taalkeuze

Voor verkoop- en handelsdocumenten geldt dat deze in de officiële taal moeten opgesteld zijn van het gebied waar de exploitatiezetel in gevestigd is. Voor betwistingen is er echter geen taalwetgeving van toepassing. U mag dus zelf kiezen in welke taal u de brief opstelt, maar u heeft er ook alle baat bij dat uw leverancier de brief begrijpt natuurlijk.

Maak voorbehoud!

Snel reageren is dan wel aan de orde, maar snelheid en vergetelheid gaan vaak hand in hand. Misschien schrijft u in al uw woede wel eens zaken die u achteraf beter niet had neergepend. Een regeltje “onder voorhoud van alle rechten en zonder enige nadelige erkentenis” toevoegen, is in dat geval zeker geen slecht idee. Die standaard formule neemt u trouwens best altijd op in elke vorm van schriftelijk protest.

Stroop en vliegen werken dikwijls beter dan dreigende taal!

Onthoud vooral wat u precies gedaan wil krijgen van uw leverancier. U mag wel woedend zijn over de ontvangen factuur en/of de foutieve levering, maar WIL u het geschil echt voor de rechtbank trekken? Met een vriendelijk briefje krijgt u vaak sneller het gewenste resultaat voor elkaar (een credit nota, een nieuwe levering) dan met dreigementen. De kans bestaat dan immers dat ook uw leverancier zich op de tenen getrapt voelt, gaat dwarsliggen, naar de rechtbank stapt of nooit meer aan u wil leveren…

Ons advies? Wel formeel de factuur protesteren, maar daarin meteen een voorstel formuleren om het geschil onderling op te lossen waardoor onnodig tijdverlies, frustratie en kosten voor beide partijen vermeden kunnen worden.

Vragen?

Onze incasso experten staan klaar om al uw vragen over vorderingen te beantwoorden. Neem dus gerust evencontact met ons op.

Heeft u alle incasso toegepast? En staat het geld nog steeds niet op uw rekening? Soms lukt het echt niet. Schakel dan een incassospecialist in.

014 / 82.14.48

Hoe langer u wacht, hoe groter het risico. Speel dus kort op de bal.

Gratis offerte!

Ontvang onze gratis e-book.

Nieuwsbrief