Als leverancier van goederen of diensten bent u in de meeste gevallen verplicht om een officiële factuur op te maken. Een correcte factuur opstellen is vooral belangrijk voor de btw- administratie en om bij een eventuele fiscale controle boetes te vermijden, maar dat is zeker niet de enige reden waarom u best even deze checklist doorneemt.
Facturen worden wettelijk beschouwd als bewijs dat een levering heeft plaatsgevonden zoals deze op de factuur wordt omschreven en bijgevolg ook dat uw klant u nog een betaling verschuldigd is. Wanneer uw klant uw factuur niet tijdig protesteert, wordt immers automatisch aangenomen dat hij/zij zich akkoord verklaart heeft met de levering en de verschuldigde betaling.
Het is best belangrijk dat u uw facturen correct en duidelijk opstelt, want uw klant heeft alle recht en reden om onjuiste en onduidelijke facturen te protesteren en niet te betalen! Dat doet u toch ook wanneer u foutief opgestelde facturen ontvangt?
-
FACTUUR of CREDIT NOTA
Het woord “factuur” mag zeker niet op het document ontbreken om het rechtsgeldig te maken. Wanneer dit woord ontbreekt, mag verondersteld worden dat de klant niet op de hoogte was dat hij/zij een som diende te betalen.
-
Bedrijfsgegevens
Zowel van uw eigen zaak als de bedrijfsgegevens van de klant moeten volledig op de factuur vermeld worden. Dat zijn onder meer: de officiële benaming van de zaak, de rechtsvorm, het adres (van de maatschappelijke zetel en/of een ander leveringsadres), het ondernemingsnummer, de bank- en contactgegevens.
-
De factuurdatum en de vervaldatum
Deze data zijn onmisbaar om uw betalingen en eventuele nalatigheidsintresten te kunnen opeisen.
Wettelijk gezien dient u uw factuur bovendien uit te reiken uiterlijk op de 15e dag van de maand, die volgt op de maand waarin de btw opeisbaar wordt over het geheel of een deel van de prijs. Meestal is dit 15e dag van de maand, volgend op de maand waarin de diensten of producten geleverd werden.
Vergeet u ook niet om duidelijk te vermelden tegen welke datum u de betaling uiterlijk wenst te ontvangen?
-
Het factuurnummer
De factuurnummers moeten niet bij 1 te beginnen, maar wel chronologisch opeenvolgend te zijn. Ontbrekende factuurnummers dient u absoluut te vermijden.
-
Beschrijving van de geleverde diensten of goederen
Welke diensten of producten heeft u geleverd? Dit kan een algemene omschrijving zijn, maar een precieze en duidelijke omschrijving kan discussie achteraf vermijden.
-
Aantal stuks / eenheidsprijs / subtotalen
Zeker bij leveringen van producten is het aangeraden om het aantal stuks en de bijhorende eenheidsprijs te vermelden. Is de lijst te omvangrijk, dan kan u ook een gedetailleerd overzicht als bijlage bij de factuur toevoegen of verwijzen naar een offerte of bestelbon waarop de geleverde diensten en/of producten afzonderlijk vermeld staan.
-
Voorschotten, deelleveringen, afrekeningen
Wanneer er voor 1 transactie meerdere facturen worden opgemaakt (bijvoorbeeld voorschotfacturen, deelleveringen of een afrekeningsfactuur) dan verwijst u best ook even naar de andere facturen die op deze transactie betrekking hebben.
-
Maatstaf van heffing
De maatstaf van heffing is het subtotaal van de geleverde diensten of producten (het bedrag voor btw).
-
Btw percentage, btw-bedrag en eventuele vrijstellingsregels
Is uw factuur onderworpen aan btw, dan dient u zowel het geldende btw-percentage en het corresponderende btw bedrag apart te vermelden. Factureert u zonder btw (bijvoorbeeld aan een medecontractant, een intracommunautaire levering aan een buitenlandse klant of een onderneming die vrijgesteld is van btw), dan dient u ook de bijhorende vrijstellingsregel (een verwijzing naar het correcte artikel van het btw-wetboek) te specificeren.
-
Verwijzing naar de Algemene Voorwaarden
Heeft u Algemene Voorwaarden die van toepassing zijn op uw transactie, dan plaatst u best een verwijzing naar deze verkoopsvoorwaarden op uw factuur. Drukt u de voorwaarden af op de achterzijde van uw factuur dan vermeldt u op de voorzijde best ook een duidelijke vermelding dat deze voorwaarden zich op de achterzijde van het document bevinden.
-
Verplichte vermeldingen
In sommige gevallen zijn er bijzondere factuurvermeldingen verplicht. Dat is onder meer het geval voor verkoop van kunstvoorwerpen, antiquiteiten, motorvoertuigen, reisbureaus en gebruikte goederen.
-
Bedankt voor het vertrouwen
Uw klanten op de factuur bedanken voor hun vertrouwen en de fijne samenwerking is allesbehalve verplicht, maar zeker op commercieel vlak een aanrader!
Uw klanten zullen het ongetwijfeld appreciëren dat u uw facturen correct en duidelijk opstelt, want ze zitten vast niet op extra administratie en tijdrovende communicaties over foutief opgestelde facturen te wachten.
Ook voor de eventuele invordering van de betalingen via Trivion incasso is het erg belangrijk dat uw facturen correct zijn opgesteld. Enkel zo kan u discussies over de opmaak van het document vermijden en de aandacht volledig op de betalingsregeling richten.
