014 / 82.14.48 •

Hoe best een niet betaalde factuur boeken

01 April 2016

Vermijd een fiscale tegenvaller na de financiële kater

Van zodra u een verkoopfactuur heeft opgesteld, bent u btw aan de Staat verschuldigd. Het netto factuurbedrag telt bovendien mee in uw totale omzet waarop u op het einde van het jaar winstbelasting moet betalen. Als uw klant uw factuur weigert te betalen, doet u dus niet 1, maar 3 keer verlies als u niets doet. Net daarom kan u best de niet betaalde factuur boekenzoals het hoort zodat u niet opdraait voor deze belastingen.

Ook voor uw balans is een te hoog bedrag aan openstaande vorderingen geen goede zaak en dat kan een nadelig effect hebben als u bijvoorbeeld een lening wil aanvragen bij de bank. Niet betaalde facturen afboeken is dus om meerdere redenen een verstandige zet.

Gewoon de niet betaalde factuur crediteren denkt u dan?

Neen! Een onbetaalde factuur crediteren laat u wel toe om de btw te recupereren en doet het factuurbedrag ook weer uit uw omzet verdwijnen, maar de openstaande vordering verdwijnt daarbij volledig. Een credit nota opstellen, is als het ware tegen uw klant zeggen dat hij / zij u niets meer verschuldigd is en dat betekent dat u gratis heeft gewerkt. Dat is ongetwijfeld niet uw intentie.

Bij een eventuele fiscale controle zal de fiscus deze praktijk ook niet zonder morren laten passeren… Hoe dan wel een niet betaalde factuur boeken?

Zo kan u wél oninbare vorderingen afboeken

Via een diverse boeking kan de onbetaalde factuur voorlopig of definitief afgeboekt worden.

Voor de voorlopige afboeking geldt:

De vordering zelf wordt in plaats van op een 400-rekening (handelsvorderingen) op een 407-rekening (dubieuze debiteurenrekening) geplaatst. Het bedrag van de waardevermindering exclusief btw wordt in een kostenrekening (6340 – waardevermindering op handelsvorderingen) gedebiteerd en op een 409-rekening (geboekte waardeverminderingen) gecrediteerd.

Om de niet betaalde factuur definitief af te boeken wordt een corrigerende diverse boeking gemaakt op volgende rekeningen: 409 – geboekte waardevermindering, 642 – minderwaarden op de realisatie van handelsvorderingen en 411 – op verloren vorderingen te recupereren btw.

Om alles boekhoudkundig correct te verwerken, neemt u uiteraard best even contact op met een erkend boekhouder of accountant.

Opgelet: de fiscus vraagt bewijzen!

De fiscus zal een minderwaarde pas accepteren als het verlies zeker en vaststaand is. U moet met andere woorden kunnen bewijzen dat u voor de factuur in kwestie naar alle waarschijnlijkheid geen betaling meer zal ontvangen en/of dat u alle mogelijke stappen heeft ondernomen om de openstaande bedragen te innen. Daarvoor heeft u een officieel document nodig:

  • een attest van de curator indien de klant failliet verklaard is en er geen betaling meer zal volgen
  • een attest van de schuldbemiddelaar indien uw (particuliere) klant in collectieve schuldenregeling zit
  • een fiscaal attest van het incassobureau

Deze regel voorkomt dat ondernemers alle openstaande facturen systematisch zouden afboeken als waardevermindering en dit pas zouden corrigeren als de factuur effectief betaald werd om zo pas na ontvangst van de betaling, belastingen te moeten betalen.

Wat als de klant uiteindelijk toch nog betaalt?

Indien u op later tijdstip alsnog een betaling voor de factuur in kwestie ontvangt, dient u uiteraard de nodige tegenboekingen uit te voeren en zal u op het ontvangen bedrag wél btw en belasting moeten betalen.

Voorkomen is beter dan genezen!

Een niet betaalde factuur boeken is geen sinecure en een eerder tijdrovende bezigheid. Het spreekt voor zich dat alle openstaande bedragen effectief innen, een veel interessantere optie is en daarvoor kan u op incassobureau Trivion rekenen.

In de meeste gevallen lukt het ons om het factuurbedrag en de bijhorende schadebedingen en nalatigheidsinteresten volledig te recupereren en dan betaalt u dankzij ons No Cure, No Pay principe helemaal niets voor onze invorderingsservice. Kunnen we de openstaande bedragen niet ontvangen, dan kost onze incasso u ook helemaal niets. We bezorgen u in dit geval wél het fiscale btw attest dat u nodig heeft om de onbetaalde facturen als waardevermindering weg te boeken en de voorgeschoten btw te recupereren.

Conclusie? U heeft helemaal niets te verliezen en heel wat te winnen. Neem vandaag nog contact met ons op en ontdek zelf hoe u zorgeloos openstaande sommen kan laten innen.

Heeft u alle incasso toegepast? En staat het geld nog steeds niet op uw rekening? Soms lukt het echt niet. Schakel dan een incassospecialist in.

014 / 82.14.48

Hoe langer u wacht, hoe groter het risico. Speel dus kort op de bal.

Gratis offerte!

Ontvang onze gratis e-book.

Nieuwsbrief