Duidelijkheid over elektronisch factureren en aanmanen

Smoesjes en excuses van wanbetalers

Uw klant beweert dat uw elektronische factuur of aanmaning niet rechtsgeldig is? Laat u niets wijsmaken! Wij leggen de regeltjes haarfijn aan u uit. Of beweert uw klant voortdurend dat hij/zij uw factuur nooit ontvangen heeft? Ook dan is elektronisch factureren het overwegen waard.

Back in the old days

Elektronisch factureren is lange tijd niet bijzonder populair geweest. De introductie in 2004 in België was veelbelovend, maar in de praktijk bleek het minder vlot te verlopen. Onduidelijke wetgeving en complexe richtlijnen zorgden voor onnodige administratie en vertraagden het proces.

Bovendien gaven de Europese lidstaten elk een verschillende invulling aan de richtlijnen, wat de transacties over de grenzen heen natuurlijk niet vergemakkelijkte. Dat alles gebeurde net in een decennium waarin e-commerce met rasse schreden opgang maakte. Het resulteerde in een commerciële wereld met 2 snelheden.

Nieuwe tijden, nieuwe mogelijkheden

Gelukkig sleutelde de Europese Unie een paar jaar terug aan de regels voor elektronisch factureren. Ook bij ons werden duidelijkere wetsontwerpen ingediend wat de introductie van de elektronische factuur aanzienlijk versnelde.

• Een e-factuur is rechtsgeldig indien de ontvanger aanvaardt dat de factuur elektronisch wordt toegestuurd. Die aanvaarding hoeft echter niet uitdrukkelijk gegeven te worden.
• Elektronische en papieren facturen worden volledig gelijkgeschakeld en ook fiscaal op dezelfde manier behandeld.
• De uitgever en de ontvanger van elektronische facturen moeten wel de “authenticiteit, integriteit, herkomst en inhoud van hun factuur kunnen garanderen”.
• Digitale facturen mogen elektronisch gearchiveerd worden. Ze moeten niet langer ook in papieren vorm bewaard worden.
• De bewaringstermijn voor facturen wordt van 10 naar 7 jaar gebracht.

Net omdat de wetgeving vroeger zo onduidelijk was, haakten vele bedrijven af. Ondernemers waren wel overtuigd van de vele voordelen van digitaal factureren, maar niemand wilde het risico lopen dat de gemaakte facturen niet rechtsgeldig zouden zijn. De klant had dan namelijk reden genoeg om de factuur niet te moeten betalen…

Tegenwoordig is een elektronische factuur echter even officieel als een factuur die per post wordt verzonden. Het al dan niet elektronisch versturen van facturen (en aanmaningen!) hoeft dus geen invloed te hebben op het al dan niet ontvangen van de gelden waar u recht op heeft!

Is het papieren tijdperk dan voorgoed voorbij?

De aanpassing van de wetgeving betekende dat elektronisch factureren een pak aantrekkelijker werd, maar in de meeste bedrijven worden facturen na ontvangst nog steeds afgedrukt waarna ze nog steeds hetzelfde traditionele administratieve traject doorlopen.

U twijfelt nog? Er zijn nochtans heel wat voordelen!

• Sneller en zekerder
  In slechts enkele seconden tijd verstuurt u uw facturen. Er is ook geen risico dat net uw envelop op de post verloren gaat.
• Minder discussie
  Verstuurt u uw facturen per e-mail, dan is de verzenddatum onbetwistbaar vast te stellen. Met een ontvangst- of leesbevestiging wordt ook de eventuele discussie van het al dan niet goed ontvangen hebben van de factuur in kwestie vermeden.
• Kortere betaaltermijnen
  Als uw klant snel uw facturen ontvangt en/of terugvindt, worden ze misschien ook sneller betaald. Zeker als u ook een korting voor contante betaling toekent.
• Duurzaam
  Elektronisch factureren bespaart een boel papier en is dus goed voor de natuur.
• Correcter
  Leest uw boekhoudpakket uw elektronische factureren automatisch in, dan vermijdt u het risico op typefouten die op hun beurt weer voor discussie met de klant en niet-betaling kunnen leiden wanneer u een overzicht van de openstaande bedragen doorstuurt.

Wat incassobureau.be voor u kan betekenen

Vragen over elektronisch factureren of de invordering van een factuur die u digitaal verzonden heeft? Wij beantwoorden uw vragen met plezier en zorgen ervoor dat ook uw digitale factureren snel voldaan worden. Zeg de twijfel en stress vaarwel en neem vandaag nog contact met ons op!

Een laatste gouden tip

Overweeg ook het toepassen van e-facturatie, e-commerce en e-payment, want hier ligt de toekomst van internationaal ondernemen! Met elektronische facturen spaart u onnodige verzendingskosten en personeelskosten uit en de betaling komt doorgaans via een beveiligd circuit binnen op uw rekening. Meer informatie over internationaal betalingsverkeer vindt u op de SEPA (Single Euro Payments Area) website.