Debiteurenbeheer uitbesteden of zelf aanmanen?

Debiteurenbeheer uitbesteden biedt meer voordelen dan u denkt! Zeker wanneer u geen tijd of zien heeft om zelf openstaande facturen op te volgen.

Waarom u best uw debiteurenbeheer de nodige aandacht geeft

Nemen uw klanten het niet altijd even nauw met uw betalingstermijnen en ziet u uw bankrekening voortdurend slinken? Dan is het hoog tijd voor actie!

Doordat u de btw die u aanrekende op uw verkoopfacturen stipt op tijd aan de Staat moet betalen, speelt u voor bank als uw klanten hun factuur te laat betalen. Die bedragen lopen snel op en voor u het weet is de financiële gezondheid van uw bedrijf in gevaar.

De nodige tijd vrijmaken voor een effectief debiteurenbeheer is de enige manier om dergelijke situaties te vermijden. Alleen door uw openstaande facturen stipt op te volgen en uw klanten tijdig aan openstaande bedragen te herinneren, houdt u uw cash-flow onder controle.

Hoe u er best aan begint? Er zijn 2 opties: U kan zelf uw debiteurenbeheer behartigen of u kan uw debiteurenbeheer uitbesteden aan een professioneel incassobureau zoals Trivion

Wat u zelf doet, doet u beter?

Heel wat Vlaamse ondernemers beheren het debiteurenbeheer nog in eigen huis. Daar is niets mis mee, maar nog al te vaak gebeurt het opvolgen van niet-betaalde factureren ad hoc en weinig gestructureerd. Gaat u zelf aan de slag, dan leest u best even deze praktische tips voor u aanmaningen begint te versturen.

• Vermeld duidelijke en ondubbelzinnige afspraken over betalingen, voorschotten en termijnen in uw verkoopdocumenten zoals offertes, contracten en facturen.
• Stel duidelijke algemene voorwaarden op en verwijs ernaar op uw verkoopfacturen.
• Bewaar alle communicaties met uw klant (liefst digitaal) en zorg ervoor dat u elke vorm van correspondentie snel kan terugvinden. Investeren in een overzichtelijk softwarepakket waar u alle nodige klanten- en betaalinformatie snel kan oproepen, bespaart u achteraf heel wat tijd en ergernis.
• Screen vooraf de solvabiliteit van nieuwe klanten aan wie u grotere bedragen gaat factureren. Beperk de risico’s door eventueel ook voorschotfacturen op te maken en leg de werken stil van zodra de eerste voorschotfactuur onbetaald blijft.
• Informeer u over wetgeving, gewoonten en lokale gebruiken als u uw diensten of producten buiten onze grenzen aanbiedt.
• Reageer snel en formeel als een betaling uitblijft. Dit geeft een duidelijk signaal aan uw klanten dat u de zaken opvolgt.
• Stuurt u een betalingsherinnering uit? Voeg dan meteen een kopie van de gerelateerde documenten (bestelbon, factuur,…) toe om verwarring en/of betwisting te vermijden.
• Soms is het interessant om een afbetalingsplan toe te staan als uw klant zich in een moeilijke financiële positie bevindt. Beter een gespreide betaling, dan geen betaling nietwaar? Zet deze afspraken echter duidelijk op papier en reageer onmiddellijk als de eerste termijn overschreden wordt.

Waarom uw debiteurenbeheer uitbesteden?

Als u bovenstaande richtlijnen strikt respecteert, kan u perfect zelf uw debiteurenbeheer opvolgen. In 90% van de gevallen zal er snel een betaling voor de openstaande facturen volgen. Blijft een bepaalde klant echter toch hardnekkig niet betalen, dan kan u dat dossier best overmaken aan een incassobureau. U dient alleen een kopie van de verkoopdocumenten (offerte, leverbon, factuur, Algemene Voorwaarden) en de gevoerde communicaties (aanmaningen, e-mails, en dergelijke) te bezorgen en het incassobureau doet de rest.

U kan echter ook het volledige debiteurenbeheer uitbesteden aan een professioneel incassobureau zoals Trivion. U kan uw kostbare tijd dan volledig wijden aan uw kernactiviteiten en hoeft enkel nog de verkoopfactuur op te stellen. Wij nemen dan alle administratieve stappen die daarop volgen van u over.

Het complete debiteurenbeheer uitbesteden biedt ook volgende voordelen:

• Is klanten aanmanen tot betalen niet uw favoriete bezigheid? Deze vervelende klus en de bijhorende frustraties worden u bespaard!
• U hoeft ook zelf niet meer de “boeman” te spelen. U kan hartelijk met uw klant blijven communiceren terwijl het incassobureau als buitenstaander een iets afstandelijkere houding kan aannemen.
• De tijd die u normaal aan de administratieve debiteurenopvolging spendeert, kan u nu aan uw commerciële activiteiten spenderen. U hoeft ook niet elke dag de bedrijfsrekeningen te controleren om te kijken of de centjes intussen op uw rekening staan. Wanneer wij sommen ontvangen op onze derdenrekening worden ze binnen de 48u naar uw rekening overgemaakt en daar krijgt u ook een berichtje van.
• Gemoedsrust is ook belangrijk. U weet dat uw debiteurenbeheer nauwgezet opgevolgd wordt door professionals. Onze slaagkans ligt gemiddeld op 92%! U hoeft zich dus geen zorgen te maken. Bovendien kan u alle genomen stappen opvolgen waar en wanneer u dat wil via de online toegang.

Maak uw internationale dromen waar.

Hoe groot of hoe klein uw onderneming ook is, buitenlandse interesse voor uw product of dienst heeft toch iets spannend en verwachtingsvol. Het betekent dat u goed bezig bent en dat uw product of dienst gewaardeerd wordt over de grenzen heen. Het zijn ongetwijfeld deugddoende vaststellingen die u doen uitkijken naar meer.