014 / 82.14.48 •

Debiteurenbeheer Tips

16 September 2019

Bijna één derde van de gefailleerde ondernemers geeft aan dat slecht debiteurenbeheer de voornaamste reden voor hun faillissement was. Daarom geven wij in dit blogbericht de juiste tips voor debiteurenbeheer die uw cash flow verhogen.

Hoe goed uw producten of diensten ook mogen zijn, als u het aantal openstaande vorderingen laat oplopen, riskeert u zelf in ernstige financiële problemen te komen met alle gevolgen vandien. Blijf niet bij de pakken neerzitten en maak gebruik van volgende tips:

Tip 1: Krijg inzicht in de financiële situatie van uw klant

Als u nu wist dat die potentiële klant in geldproblemen zit... Zou u deze klant dan op 30 dagen laten betalen? Misschien zou u er niet eens goederen of diensten leveren. U zou hoogstwaarschijnlijk vragen om vooraf te betalen, want u wil zekerheid.

Daarom is het aangeraden om inzicht te krijgen in de financiële situatie van uw klant. Het kan helemaal geen kwaad om eens wat zoekwerk te verrichten naar het berijf in kwestie. U kan natuurlijk ook via een derde partij, zoals een kredietinformatie database, informatie inwinnen.

Tip 2: Zorg voor duidelijke facturatie

Zorg steeds dat uw facturen duidelijk en goed opgesteld zijn. Een overzichtelijke factuur die duidelijk vermeld wat er geleverd is en wat het bedrag is dat betaald moet worden inclusief een duidelijke vervaldatum zorgt ervoor dat klanten sneller overgaan tot betaling.

Tip 3: Factureer tijdig

Producten of diensten geleverd? Zorg dat u zo snel mogelijk uw factuur verstuurd. U zou bijvoorbeeld een vast moment inlassen om uw facturen te versturen, bijvoorbeeld elke maandagochtend of aan het einde van de maand.

Des te langer u wacht met het versutren van uw factuur, des te langer het wachten is op de betaling ervan. Bij voorkeur verstuurd u de factuur onmiddelijk na het leveren van uw producten of diensten.

Tip 4: Controleer uw eigen administratie

Blijkt een factuur niet betaald te zijn? Controleer of u de juiste procedures gevolgd hebt. Het zou nogal genant zijn om een klant te berispen op een vervallen factuur, terwijl u zelf niet in orde bent.

  • Werd de factuur aan de klant bezorgd?
  • Was de factuur correct geadresseerd?
  • Werd de vervaldatum correct en duidelijk aangegeven?
  • Werd de digitale factuur als ongewenste mail geklasseerd?

Bel uw klant even op of stuur een mailtje om de factuur op te volgen. Vaak is dit al voldoende om de betaling in orde te laten brengen.

Tip 5: Zorg voor overzichtelijke administratie

In één oogopslag de status van al uw facturen raadplegen zorgt ervoor dat u tijdig actie kan ondernemen wanneer een factuur niet betaald is. Een overzichtelijke administratie is het begin van goed debiteurenbeheer.

Tip 6: Durf telefoneren

Niemand vindt het leuk om een klant op te moeten bellen en hem te herinneren aan de betaling van een factuur. Het is echter wel een stuk persoonlijker dan een herinnering via mail of aangetekend schrijven. Op deze manier kan u beter aftasten wat de reden is voor het uitblijven van de betaling en speelt u kort op de bal.

Denkt u er ook aan om na het telefoongesprekje een opvolgmail te sturen met een kopie van de factuur?

Tip 7: Automiseer herinneringen

Is een factuur vervallen? Stuur dan meteen een betalingsherinnering samen met een kopie van de factuur. Iedereen vergeet wel eens een factuur te betalen en vaak is dat gewoon een vergissing. Daarom is een afwachtende houding bij het versturen van herinneringen verkeerd. Hoe langer u wacht, hoe groter het risico. 

Wellicht heeft uw klant de factuur over het hoofd gezien. Tracht daarom de eerste herinnering luchtig te houden, zo kan u het onderwerp van uw e-mail aanpassen naar: "Oei, is onze factuur onderaan de papierstapel geraakt?".

Tip 8: Debiteurenbeheer uitbesteden

Geen tijd om bovenstaande tips toe te passen? Heb je facturen die niet betaal worden? Neem contact op met Incassobureau Trivion om uw debiteurenbeheer uit te besteden of ontdek wat uw mogelijkheden zijn.

Heeft u alle incasso toegepast? En staat het geld nog steeds niet op uw rekening? Soms lukt het echt niet. Schakel dan een incassospecialist in.

014 / 82.14.48

Hoe langer u wacht, hoe groter het risico. Speel dus kort op de bal.

Gratis offerte!

Ontvang onze gratis e-book.

Nieuwsbrief