014 / 82.14.48 •

Achterstallige Facturen

25 July 2019

Achterstallige facturen... daar krijgt iedere ondernemer vroeg of laat wel eens mee te maken. Hoe moet je daarmee omgaan en hoe incasseer je de betaling? Dat legt Incassobureau Trivion uit in dit blogbericht:

Om op effectieve wijze achterstallige facturen te innen, is het aangeraden om een vooraf bepaald proces te hanteren. Of je nu zelf de facturen gaat innen of een specialist inschakelt: een goede strategie hanteren zal je cashflow verbeteren.

Begin met je eigen administratie

Een achterstallige factuur is geen ramp, maar je moet deze wel controleren. Daarom begin je met een controle van je eigen administratie. Heb je de juiste procedures gevolgd? Het zou nogal genant zijn om een klant te berispen op een vervallen factuur, terwijl je zelf niet in orde bent. Controleer of je de factuur aan de klant bezorgd hebt en dat deze correct geadresseerd was.

Werd de vervaldatum correct en duidelijk aangegeven?

Het kan ook zijn dat er sprake is van een simpele vergissing. Daarom moet je niet meteen boos worden en eerst zorgen voor een vriendelijke herinnering. Het kan zijn dat je klant de betaling vergeten is. Misschien is de digitale factuur in de ongewenste mail terecht gekomen. Er kan sprake zijn van vakantie of ziekte... Er zijn tal van redenen mogelijk!

Bel je klant even op of stuur een mailtje om de factuur op te volgen. Vaak is dit al voldoende om de betaling in orde te laten brengen. Blijf vriendelijk en gebruik geen scherpe woordenschat, want op dit moment wil je de klantrelatie niet schaden. Indien nodig bezorg je de klant een kopie van de factuur en tracht tegelijkertijd ook een datum te bemachtigen wanneer je betaling mag verwachten (als ze vragen waarom, antwoord dan dat je zo je financiële planning kan maken).

Een eerste betalingsherinnering sturen

Heeft je klant de afgesproken nieuwe datum niet gehaald? Of heb je 7 dagen na de vervaldatum nog steeds geen betaling mogen ontvangen? Dan mag je bij deze stap iets kordater optreden. Neem een tweede keer contact op met de klant en herinner hem aan de openstaande factuur. Stuur ook een aangetekende betalingsherinnering, want dat geeft aan veel klanten een signaal dat ze er dringend werk van moeten maken.

In het beste geval is er een contract getekend vooraleer de diensten geleverd werden, dit is het juiste moment om hen daaraan te herinneren. Blijf beleefd en neem een professionele houding aan.

De laatste betalingsherinnering

Het kan zijn dat je, ondanks al je inspanningen, nog steeds geen betaling hebt mogen ontvangen. Daarom is het aangeraden om een tweede (en doorgaans ook laatste) betalingsherinnering te versturen. Hierin vermeld je dat de betalingstermijn onaanvaardbaar overschreden werd en stel je een uiterste datum van betaling. Meld ook dat, als de betaling wederom ontbreekt, je genoodzaakt bent om verdere stappen te ondernemen en welke deze zijn. Bijvoorbeeld: de vordering definitief uit handen geven aan eenincassobureau.

Bewaar ALLE correspondentie. Dit komt later handig van pas.

Het aantal betalingsherinneringen dat je verstuurt en welke stappen je daarna onderneemt bepaal je zelf. Dat is ook vaak afhankelijk van de sector en financiële staat van jouw bedrijf. Sommige van onze klanten volgen maximaal 60 dagen na vervaldatum een factuur op vooraleer ze ons inschakelen, maar het is wel aangeraden om tijdig in te grijpen.

Klaar om je geld te innen?

Verdere stappen ondernemen om achterstallige facturen te innen

Als je na deze uiterste datum van betaling nog steeds geen betaling hebt mogen ontvangen, moet je ook effectief de verdere stappen ondernemen. Als je beslist om hier laks mee om te springen, gaan achterstallige facturen in de toekomst opstapelen en telkens trager betaald worden. Toon dat je correct betalen ernstig neemt en communiceer deze procedure duidelijk aan klanten voor je zaken met hen gaat doen.

Wanneer een bepaald punt bereikt wordt, is het ook niet langer de moeite waard om je eigen tijd en energie te steken in het opvolgen van deze facturen. Je kan bijvoorbeeld een incassobureau inschakelen. Een incassobureau zal de achterstallige factuur innen en zorgen dat alles correct verloopt.


Achterstallige facturen innen met een incassobureau

Neem vandaag nog contact op met Incassobureau Trivion en ontdek hoe wij je bedrijf kunnen helpen. Telefoneer naar +32 (0)14 82 14 48, vraag een offerte aan of maak gebruik van ons contactformulier. Wij werken volgens het No Cure, No Pay principe, dat wil zeggen dat we pas kosten in rekening brengen wanneer achterstallige facturen effectief betaald werden.

Ook als jouw zaak vaker te kampen heeft met achterstallige facturen en je wil enkele pijnpunten bespreken, mag je niet aarzelen om contact met ons op te nemen.

Heeft u alle incasso toegepast? En staat het geld nog steeds niet op uw rekening? Soms lukt het echt niet. Schakel dan een incassospecialist in.

014 / 82.14.48

Hoe langer u wacht, hoe groter het risico. Speel dus kort op de bal.

Gratis offerte!

Ontvang onze gratis e-book.

Nieuwsbrief