014 / 82.14.48 •

Zelf in uw pen kruipen of uw aanmaningsbrief laten schrijven?

01 June 2015

Waarom een aanmaningsbrief laten schrijven door een professional?

Elk bedrijf krijgt ermee te maken… Sommige klanten denken dat uw betalingstermijnen een rekbaar begrip zijn. Als andere inkomsten vlot binnenlopen, kan u wel eens een oogje dicht knijpen voor enkele laattijdige betalingen, maar voor kleinere bedrijven of grotere bedragen zijn 1 of meerdere openstaande facturen vaak problematisch.

Uw klanten er op tijd aan herinneren dat er nog een onbetaalde factuur open staat, is essentieel. Misschien heeft de klant de factuur in kwestie nooit ontvangen, of heeft die de betaling gewoon over het hoofd gezien? In dat geval zorgt een eenvoudig briefje er vaak al voor dat uw centjes snel op uw rekening verschijnen. Dat is erg belangrijk om een gezonde cash-flow te garanderen.

Maar wie gaat u die betalingsherinnering of aanmaningsbrief laten schrijven en wat moet er precies in de brief vermeld staan? U wil immers ingedekt zijn als uw vergeetachtige klant ineens een hardnekkige wanbetaler blijkt te zijn…

Advocaat, deurwaarder of incassobureau?

U heeft geen management assistant of die heeft het al druk genoeg en zelf heeft u andere zaken aan uw hoofd? Dan heeft u gelukkig nog wat andere opties over:

  • U kunt uw klant dagvaarden via een advocaat
  • U kunt een aanmaning sturen via een deurwaarder
  • U kunt een incassobureau onder de arm nemen

Welke keuze u best maakt?

De 3 mogelijkheden zijn kwalitatief evenwaardig als we de slaagkans evalueren, maar of uw klant zal appreciëren dat het eerste contact meteen via een advocaat of deurwaarder verloopt….?

Waarom invordering van facturen door een incassobureau laten verzorgen?

Uw aanmaningsbrief laten schrijven door een incassobureau zoals Trivion, heeft zo zijn voordelen:

Net zoals bij een advocaat of een deurwaarder, straalt correspondentie van een incassobureau automatisch een zekere autoriteit uit. Het zal uw klant niet ontgaan dat u een professional heeft ingeschakeld om uw openstaande vorderingen te innen en dat u het dus belangrijk genoeg acht om achter onbetaalde facturen aan te gaan. Het logo op de envelop zorgt er vaak al voor dat uw factuur meteen weer bovenaan de betalingsstapel belandt!

De aanmaningsbrief zal ook de gepaste toonaard meekrijgen om voldoende aandrang en serieux te bevatten, zonder uw klant te schofferen. Natuurlijk vindt u het belangrijk dat u de gelden ontvangt waar u hard voor gewerkt heeft, maar klantretentie is minstens even belangrijk. Ook een klant die 1 keer niet betaalt, kan in de toekomst alsnog een erg interessante en trouwe klant blijken.

En uiteraard spaart het u heel wat kostbare tijd uit om de invordering van al uw openstaande facturen uit te besteden. Niet alleen het schrijven van de aanmaningsbrief, maar ook het opvolgen van alle tussentijdse communicatie wordt u bespaard.

Wettelijke bepalingen in een aanmaningsbrief

Om niet alleen in de praktijk, maar ook in de rechtbank sterk in uw schoenen te staan, is het belangrijk dat uw brief geen bepalingen bevat die tegen de wet indruisen. In zo’n geval wordt uw vordering immers als onontvankelijk beschouwd en blijft u achter met een onbetaalde factuur, een ereloonnota van uw advocaat én de gerechtskosten.

Enkel door gebruik te maken van gepaste en geijkte formuleringen, bent u ingedekt als een minnelijke invordering genegeerd wordt en er toch overgegaan moet worden tot gerechtelijke incasso procedures.

Al in de eerste communicatie vermeldt u best volgende zaken:

  • Datum van de aangetekende zending
  • Factuurnummer, datum en bedrag van de openstaande schuld (of een rekeningoverzicht)
  • De vermelding dat u de klant officieel in gebreke stelt
  • Verwijzing naar uw Algemene Voorwaarden en de nalatigheidsintresten en kosten die van rechtswege gelden
  • Welke de uiterlijke betaaltermijn is en welke volgende stappen bij het niet respecteren ervan genomen zullen worden.
  • De geijkte formule “onder voorbehoud van alle rechten en zonder enige nadelige erkentenis”

Liever gewoon uitbesteden?

U kan bijvoorbeeld incassobureau Trivion uw aanmaningsbrieven laten schrijven, versturen en opvolgen.

Heeft u alle incasso toegepast? En staat het geld nog steeds niet op uw rekening? Soms lukt het echt niet. Schakel dan een incassospecialist in.

014 / 82.14.48

Hoe langer u wacht, hoe groter het risico. Speel dus kort op de bal.

Gratis offerte!

Ontvang onze gratis e-book.

Nieuwsbrief