Als u een factuur te laat betaalt of een betalingstermijn verloopt terwijl u op vakantie bent, dan vindt u in sommige gevallen een betalingsherinnering in de bus en daar kunnen kosten aan verbonden zijn. Dit zijn de zogenoemde herinneringskosten of administratiekosten.
Verwijl- of nalatigheidsintresten zijn de intresten die men kan aanrekenen voor laattijdige betalingen van prestaties of goederen. Daar waar herinneringskosten een forfaitair bedrag zijn (meestal gerekend per herinnering), worden verwijlintresten uitgedrukt in percentages. De verschuldigde factuurbedragen worden vermeerderd volgens dit percentage en dat per dag, week of maand dat de betaling uitblijft.
Zowel forfaitaire herinneringskosten als nalatigheidsinteresten mogen niet buitensporig zijn en moeten "billijk" blijven. Wanneer de klant de gehanteerde intrestvoet betwist, kan de rechter het toegepaste percentage alsnog aanpassen indien dit niet als billijk wordt beschouwd.
Officieel mogen dergelijke bijkomende kosten pas aangerekend worden vanaf het versturen van een officiële ingebrekestelling. De rechtbank beschouwt de datum van de aangetekende zending namelijk als het moment waarop de klant ontegensprekelijk op de hoogte was van de openstaande schuld. Kortom, u wacht best niet te lang met het versturen van zo’n formele ingebrekestelling en u houdt de forfaitaire administratiekosten en nalatigheidsinteresten best redelijk om discussie te vermijden.
Vergeet u trouwens zeker niet om deze kosten en de manier waarop u ze berekent duidelijk te vermelden in uw Algemene Verkoopsvoorwaarden?
Zolang het forfait van de herinneringskosten vermeld staat in de algemene voorwaarden, kan u als leverancier het recht aanspreken om ze aan te rekenen. Veel bedrijven kiezen er echter voor om niet meteen herinneringskosten aan te rekenen, maar een eerste vriendelijke betalingsherinnering zonder bijkomende kosten te versturen in de hoop dat de klant snel tot betaling overgaat.
U mag dus herinneringskosten aanrekenen, maar houdt die best redelijk zoals hierboven reeds vermeld. 10 euro administratiekosten aanrekenen voor een openstaand factuurbedrag van slechts 20 euro is niet echt in verhouding…
In sommige gevallen is het toch niet echt duidelijk wat herinneringskosten inhouden en wordt er vermeld dat ze "zich het recht voorbehouden om administratiekosten aan te rekenen", zonder te preciseren hoe hoog die administratiekosten dan wel kunnen oplopen.
De beste manier om herinneringskosten te vermijden, is uiteraard facturen op tijd betalen voor de uiterste vervaldatum. Enkele keren per maand betalingen ingeven met memodatum of een domiciliëringsopdracht instellen voor bepaalde leveranciers, is het overwegen waard als u wel eens een betaling uit het oog verliest.
Soms is het echt niet echt duidelijk wat de aangerekende herinneringskosten precies inhouden. Maar al te vaak wordt er vermeld dat men zich het recht voorbehoudt om administratiekosten aan te rekenen zonder te preciseren welke bedragen hiervoor gehanteerd worden..
Aangerekende herinneringskosten of nalatigheidsinteresten betwisten, doet u sowieso best schriftelijk. Als u de factuur in kwestie niet had ontvangen en er u bij de eerste aanmaning al meteen administratiekosten worden aangerekend, zal de leverancier deze extra schuld doorgaans wel kwijtschelden van zodra u protesteert. Kijk ook even na of de kosten wel in de Algemene Verkoopsvoorwaarden van de leverancier vermeld staan. Is dat niet het geval dan hoeft u ze in principe niet te betalen, maar toch maakt u ook hiervan best even schriftelijk melding.
Heeft u de betaling lange tijd uitgesteld, niet zelf een afbetalingsplan aangevraagd en geen reden voor laattijdige betaling opgegeven, dan zal de leverancier in kwestie waarschijnlijk veel minder geneigd zijn om u deze gunstmaatregel toe te kennen.
Stipte, duidelijke en proactieve communicatie kan heel wat onnodig tijdverlies, frustratie én extra kosten vermijden!
Bij incassobureau Trivion werken we volgens het No Cure, No Pay principe. Dat wil zeggen dat we u enkel incassokosten aanrekenen als we effectief een betaling hebben ontvangen voor uw openstaande facturen. De interesten en administratiekosten volstaan bovendien meestal om onze prestaties te vergoeden en zo is de incasso voor u gratis. U ontvangt de hoofdsom en hoeft niet meer bij te betalen voor onze service.
Heeft u alle incasso toegepast? En staat het geld nog steeds niet op uw rekening? Soms lukt het echt niet. Schakel dan een incassospecialist in.
Nieuwsbrief