Blog

Om op effectieve wijze achterstallige betalingen te innen, moet je een vooraf bepaald proces hanteren. Of je nu als eigenaar zelf openstaande facturen gaat innen of gebruik maakt van een gespecialiseerde afdeling: als je een strategisch plan volgt zal je cashflow verbeteren.

Trekt u alleen maar wanbetalers aan?

Krijgt u de indruk dat u altijd de laatste bent die betaald wordt? Het loont de moeite om even te onderzoeken of niet onbewust en uiteraard geheel onbedoeld signalen uitzendt naar uw klanten dat er niet zo’n haast achter de betaling zit. Veel ondernemers zijn er zich immers niet van bewust dat ze wanbetaling grotendeels zelf in de hand werken.

Aan u de keuze

Het is waarschijnlijk niet de eerste keer dat het u overkomt: U heeft perfect werk en een feilloze service geleverd, stipt op tijd een correcte factuur opgemaakt en uw klant betaalt niet. Uiteraard bent u licht gepikeerd, maar er is geen tijd om emotioneel te reageren. Alsnog de betaling loskrijgen is nu het enige dat telt. 2 opties heeft u: zelf achter uw geld aangaan of een professionele incassodienst inschakelen.

De gevolgen van de eerste optie liggen voor de hand. Uw klant betaalt niet en daardoor moet ú nu uw kostbare tijd of die van uw medewerkers opofferen aan het contacteren van die klanten. Die tijd spendeert u toch liever aan de kerntaken van uw onderneming? Aan prestaties die geen geld kosten, maar geld opleveren. Is optie 2 dan een betere keuze?

Heeft u wel altijd voldoende cash flow om de facturen te betalen?

Om zaken te doen heeft u een constante geldstroom nodig. Leveranciers, personeel en de overheid moeten immers stipt op tijd betaald kunnen worden. Dat uw verkoopfacturen tijdig betaald worden, is dus ontzettend belangrijk. Laten die betalingen regelmatig op zich wachten, dan is niet alleen incasso, maar ook factoring zeker het overwegen waard. Bij factoring of debiteurenfinanciering, zoals deze vorm van factuurbevoorschotting ook wel eens wordt genoemd, keert de factormaatschappij namelijk reeds een aanzienlijk deel van de factuur (tot 90%) uit, enkele dagen nadat u deze hebt verstuurd. De facturen worden dus als het ware voorgeschoten door de factormaatschappij terwijl uw klant de afgesproken betaaltermijn de tijd krijgt om de factuur in kwestie te voldoen. Win-win dus.

Eieren voor uw geld of toch investeren in de toekomstige samenwerking?

Elk bedrijf krijgt vroeg of laat wel eens te maken met late betalers. Het is haast onvermijdelijk, maar ook uitermate vervelend. Niet alleen zorgen laattijdige betalingen voor extra administratie en tijdverlies, trage betalers brengen ook de financiële gezondheid van uw bedrijf in gevaar.

Late betalers moeten snel en kordaat aangepakt worden, maar liefst op zo’n manier dat uw klant na de betaling nog altijd graag met u wil verder werken. Boze brieven schrijven, “show me the money” brullen door de telefoon of meteen naar de rechter stappen, zijn niet altijd de verstandigste acties. Maar hoe zorgt u er dan wel voor dat uw factuur betaald wordt en dat ook de toekomstige facturen sneller voldaan zullen worden?

Wat is die derdenrekening juist?

Krijgt u gelden overgeschreven via uw advocaat, deurwaarder, notaris of incassobureau en dat via een onbekend rekeningnummer dan hoeft u zeker niet te panikeren. In tegendeel! Dat is net een goed teken. In België is het hebben van zo’n aparte derdenrekening (of derdengeldenrekening of kwaliteitsrekening) namelijk verplicht voor bepaalde beroepen en diensten.

Incassobureaus die schulden invorderen bij consumenten moeten kunnen aantonen dat ze over zo’n derdengeldenrekening beschikken om een wettelijke erkenning tot schuldinvorderaar te verkrijgen bij de FOD Economie. Het is een van de wettelijke verplichtingen om consumenten te beschermen, net zoals het kunnen voorleggen van een beroepsaansprakelijkheidsverzekering en een bewijs van goed gedrag en zeden trouwens.

Alle sommen die ontvangen worden voor derden (u dus), moeten op zo’n aparte derdengeldenrekening gestort worden en van daaruit weer doorgestort. Deze rekening mag niet gebruikt worden voor eigen kantooruitgaven. Ze is afgeschermd van het eigen patrimonium van het incassobureau en zodoende ook beschermd in geval van faillissement. Uw geld kan dus nooit aangewend worden om andere schuldeisers (bv. van het incassobureau zelf) mee te betalen. Kortom, het feit dat er een derdenrekening is, biedt u toch al enige garantie.

Waarom die kleine lettertjes zo belangrijk zijn

Algemene verkoopsvoorwaarden zijn niet verplicht, maar wel bijzonder handig als het toch eens fout loopt met een verkooptransactie. De algemene verkoopsvoorwaarden beschrijven namelijk welke procedures gevolgd zullen worden bij laattijdige betaling of levering, bij betwisting of in geval van beschadigingen en retour. In een eerder blogartikel omschreven we al wat u best in uw Algemene Verkoopsvoorwaarden opneemt, maar als u ook een webwinkel heeft, leest u best nog even verder. Er zijn namelijk wel degelijk enkele verschillen tussen voorwaarden voor klassieke verkooptransacties en algemene voorwaarden voor web shop.

Zaken doen met overheid levert mooie reclame op, maar ook centjes?

Natuurlijk wil u als ondernemer wel zaken doen met overheid en non-profit organisaties. Een overheidsopdracht binnen halen, levert nu eenmaal onbetaalbare publiciteit op. Toch zijn heel wat ondernemers bijzonder voorzichtig, want overheden en social profit instanties hebben nu eenmaal niet de beste reputatie als het op betalen aankomt…

Ook omtrent incassokosten zijn er wetten

Heel wat ondernemers schakelen al incassobureaus in om hun openstaande facturen en betalingen op te volgen. Logisch, want door een externe schuldinvorderaar in te schakelen, sparen ze heel wat kostbare tijd en energie uit. Toch is tijdsbesparing zeker niet de enige reden om voor een professionele incassoservice te kiezen. De incasso tarieven blijken doorgaans ook aanzienlijk voordeliger dan de personeelskosten. Tijd- én kostenbesparing dus.

En hoe zit het eigenlijk met uw klant? Zijn de incasso kosten die hij/zij moet vergoeden bij laattijdige betaling nog wel redelijk en wettelijk?

Een onbetaalde factuur betekent niet 1, maar 3 keer verlies!

Wanneer een klant uw factuur niet betaalt, dan draait u daar maar liefst 3 keer voor op. U heeft namelijk niet alleen de geleverde goederen en/of uw werkuren gefinancierd. Ook de belastingen komen bij u aankloppen. Uitgaande facturen worden via de fiscale aangifte immers bij uw omzetcijfer geteld en daarop betaalt u winstbelasting. Ook de btw op onbetaalde facturen heeft u intussen voorgeschoten. Over de rente die u bent misgelopen als de centjes wél op uw rekening hadden gestaan, zullen we ook maar even zwijgen…