Kosten incasso: hoeveel betaalt u en hoeveel betaalt uw klant?

Wanneer mogen incassokosten doorgerekend worden?

Belgische incassobureaus zijn gehouden aan een aantal regels wat de kosten voor incasso betreft. Zo moet een klant na ontvangst van een betalingsherinnering of aanmaning steeds 14 dagen de tijd krijgen om openstaande rekeningen te betalen. In de aanmaningsbrief moet bovendien duidelijk vermeld worden dat er incassokosten zullen worden aangerekend en hoe hoog deze kosten zullen zijn. Als er na 14 dagen geen betaling plaatsvond, dan moet de klant immers ook die incassokosten betalen. Het incassobureau hoeft hiervoor trouwens geen nieuwe brief te sturen. Hoeveel die incassokosten bedragen en wie welk deel betaalt, leest u verderop in dit artikel.

Stel uw algemene voorwaarden correct op en vermijd betwisting

In een eerder gepubliceerd blogartikel gingen we dieper in op welke bepalingen u best opneemt in de algemene voorwaarden van uw bedrijf. Ook de eventuele kosten voor incasso en nalatigheidsintresten vermeldt u best in die verkoopsvoorwaarden. Zo kan u aantonen dat uw klant hiervan bij aanvang van de samenwerking op de hoogte was en betwisting vermijden.

• Geef duidelijk aan welke dienst of product u levert en wanneer de uiterste betaaldatum van uw facturen is.
• Maak duidelijk welke periodieke basiskosten zijn (bv. nalatigheidsintresten) en wat de klant mag verstaan onder bijkomende kosten (bv. kosten incasso en eventuele meerkosten voor gerechtelijke procedures)
• Beschrijf best ook een bijkomend forfaitair schadebeding voor laattijdige betalingen.

Welke incassokosten betaalt uw klant?

Uw klant (de debiteur) zal volgende sommen aangerekend krijgen:

• De hoofdsom en de btw
• Nalatigheidsinteresten
• Het forfaitair schadebeding

De totale kosten voor incasso zijn aan wettelijke regels onderworpen. Men kan als incassobureau niet ongeacht welk bedrag doorrekenen aan een klant, er is een maximum ingesteld. De kosten worden berekend aan de hand van een maximumpercentage over de hoofdsom van alle openstaande facturen (niet over de rente). Hoe hoger de vordering, hoe lager dat percentage trouwens en het percentage wordt ook steeds trapsgewijs berekend.

De nalatigheidsinteresten die uw klant moet betalen, worden berekend volgens het percentage dat vermeld staat in uw Algemene Voorwaarden. Heeft u die niet, dan wordt hiervoor een wettelijk toegestaan percentage gehanteerd.

Mogelijke scenario’s als een klant niet reageert op uw brieven of telefoontjes?

U kan uw klant blijven aanschrijven of telefoneren en hopen dat die alsnog tot betaling overgaat, of een professioneel incassobureau zoals Trivion inschakelen.

Wij nemen het dossier van u over en stellen eerst een officiële aanmaningsbrief op die alle nodige wettelijke bepalingen bevat en een duidelijke samenvatting van de kosten voor de incasso. Hoe het dan verder gaat?

• De klant betaalde wel op tijd en dat rechtstreeks aan het bedrijf en kan dit bewijzen aan de hand van bankafschriften?
• In dit geval betaalt de klant geen incassokosten en wordt het dossier afgesloten.
• De klant vraagt een afbetalingsregeling, betaalde eerder al een deel en stuurt zijn betaalbewijs op.
• De kosten voor de incasso worden gedeeltelijk toegepast op het nog openstaande saldo.
• De klant is het niet eens met de rekening en heeft hiervoor goede redenen.
• Misschien zijn een onduidelijke offerte of te vage afspraken de oorzaak van niet-betaling. In dat geval zullen we voor u onderhandelen en een oplossing voorstellen.
• De klant is het niet eens met de kosten voor de incasso.
• Bij langdurig onbetaalde facturen en als de voorwaarden duidelijk omschreven werden, mag u als leverancier de kosten in rekening brengen om het openstaande bedrag te vorderen. Dat is uw recht. Deze kosten worden buitengerechtelijke incassokosten genoemd. Als u Trivion als partner inschakelt, zullen wij deze kosten exact voor u uitrekenen volgens de geldende wettelijke regels. De debiteur betaalt op die manier geen onredelijk hoge incassokosten en u krijgt waar u recht op heeft.

Hoeveel betaalt u dan aan het incassobureau?

Trivion werkt volgens het No Cure No Pay principe. Dat betekent dat u enkel een commissie betaalt wanneer we er in slagen om bedragen te vorderen.

Doorgaans volstaan de ontvangen interesten en schadebeding om onze service te betalen. U ontvangt dan het openstaande factuurbedrag op uw rekening en de overige ontvangen sommen (met een minimum van 37,50 euro) staat u aan Trivion af als commissieloon.

Betaalt de klant enkel het factuurbedrag en niet de nalatigheidsintresten of schadebedingen, dan betaalt u ons een percentage op de geïnde sommen. Dat percentage wordt degressief berekend in functie van het ontvangen bedrag. Hoe hoger de geïnde som, hoe lager het percentage commissieloon dus. Hoeveel dat precies zal bedragen, spreken we uiteraard vooraf klaar en duidelijk met u af.

Voor internationale incassodossiers kan wel een supplementaire commissie worden gevraagd.

Hoe zit het met btw en incasso?

U heeft btw voorgeschoten op de openstaande facturen. Heeft u niet het volledige factuur- en btw-bedrag ontvangen, dan bezorgen wij u voor het ontbrekende bedrag een geldig btw-attest. Daarmee kan u of uw boekhouder de btw op niet-betaalde factureren van de staat kan terugvorderen.

Graag meer uitleg en een vrijblijvende prijsindicatie om uw incasso dossiers op te volgen? Even contact opnemen volstaat!